حسابداری یک رشته پیچیده است. اما اگر خودتان حسابدار نیستید، نیازی نیست همه چیز را در مورد حسابداری بدانید — فقط اعمال و بخشهایی که به شما مربوط می شود. عملیات مالی، تعهدات قانونی و تصمیمات تجاری.

چه به تازگی کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید یا یک استارتاپ کهنه کار هستید، بخش زیر مهم است. این هشت مرحله شما را با فرآیند حسابداری آشنا می‌کند (اگر هنوز آشنایی ندارید) و شما را آماده می‌کند تا کسب و کار خود را به روشی پایدار توسعه دهید.

توجه: این یک نمای کلی از رشته حسابداری است. توصیه می‌کنیم تحقیقات بیشتری انجام دهید و احتمالاً یک حسابدار حرفه‌ای را استخدام کنید (که در در زیر صحبت خواهیم کرد) تا مطمئن شوید که هیچ‌کدام از امور مالی یا مالی را از دست ندهید. تعهدات قانونی.

1. یک حساب بانکی تجاری مرتبط با تمام نقاط فروش باز کنید.

برای اولین سفارش کاری خود، تصمیم بگیرید که پول خود را کجا نگه دارید. این ممکن است بر اساس ساختار قانونی کسب و کار شما متفاوت باشد. اگر کسب و کار شما یک LLC، مشارکت یا شرکت است، باید یک حساب بانکی تجاری جداگانه داشته باشید. اگر شما یک مالک انفرادی هستید، مجبور نیستید - اما ما همچنان آن را توصیه می کنیم.

داشتن یک حساب بانکی مجزا برای درآمد و هزینه های کسب و کار، حسابداری شما را آسان تر می کند. شما فقط یک حساب برای نظارت برای اهداف حسابداری و مالیات خواهید داشت و درآمد و هزینه های شخصی شما با کسب و کار شما درگیر نمی شود. باور کنید - فقط باید به یک مجموعه از صورت‌حساب‌های بانکی نگاه کنید نجات دهنده در طول فصل مالیات است.

به دنبال بانکی باشید که دارای شعبه محلی و همچنین بانکداری آنلاین قوی باشد. همچنین، مطمئن شوید که بانک می‌تواند با سیستم نقطه فروش (POS) و سایر نیازهای فن‌آوری شما یکپارچه شود. حساب‌های بانکی تجاری معمولاً بیشتر از حساب‌های شخصی شارژ می‌شوند و اغلب دارای حداقل موجودی بالاتری هستند. قبل از تعهد به یک حساب بانکی و تجاری، این اعداد را بررسی کنید.

توصیه می‌کنیم دو حساب باز کنید - یک حساب جاری و یک حساب پس‌انداز، که در دومی پول برای مالیات و هزینه‌های پیش‌بینی نشده ذخیره می‌کنید. و به یاد داشته باشید، قبل از اینکه بتوانید حساب تجاری باز کنید، باید نام تجاری ثبت شده داشته باشید.

در نهایت، باز کردن یک کارت اعتباری تجاری را در نظر بگیرید. این نه تنها به جبران برخی هزینه های اولیه کمک می کند، بلکه به اعتبار کلی کسب و کار شما نیز کمک می کند. همچنین، شرکت ها و شرکت های LLC ملزم به داشتن خط اعتباری جداگانه در خارج از حساب های شخصی خود هستند.

2. همه هزینه ها را بر اساس بخش تقسیم کنید.

اگر از کسی شنیده اید که می گوید، "هی، من می توانم آن را بنویسم"، دست خود را بلند کنید. وقتی من جوانتر بودم، شنیدم که پدر و مادرم این را زیاد می گفتند - هر دو کارآفرین بودند - و من نمی دانستم معنی آن چیست.

تا زمانی که سرمایه گذاری خودم را در کالج شروع کردم، متوجه کسر مالیات شدم: آنها یک مزیت فوق العاده و در عین حال آزاردهنده برای داشتن یک تجارت هستند.

بسیاری از هزینه‌های تجاری کسر مالیات هستند - هزینه‌هایی که از مالیات بدهی شما کسر می‌شود. به عنوان مثال، اگر من 500 دلار برای پرواز به یک کنفرانس بازاریابی و شرکت در آن هزینه کردم، 500 دلار کمتر از مالیات آن سال بدهکارم. گرفتن؟ برای درخواست کسر، باید آن هزینه را ثبت کنید.

از لحاظ تاریخی، نگهداری، بایگانی و بررسی رسیدهای کاغذی کاری زمان‌بر بود. (مادر من به من 10 ساله پول می داد تا رسیدها را بر اساس تاریخ سازماندهی کنم و فروشنده و مبلغ کل را برجسته کنم ... حالا می فهمم چرا.)

کارآفرینان امروزی بسیار ساده تر هستند. نرم‌افزارها، برنامه‌ها و حسابداران مبتنی بر ابر، ردیابی هزینه‌ها و عدم نیاز به نگه‌داشتن صدها رسید را آسان کرده‌اند. راه حل هایی مانند Rydoo، Expensify، و Shoeboxed برای کمک به مدیریت هزینه‌های شما.

اکنون، بیایید در مورد هزینه‌ها و اسناد پشتیبانی که مدیریت می‌کنید بحث کنیم. در حالی که نمی‌توانیم هر کسر احتمالی را پوشش دهیم، در اینجا تعداد انگشت شماری وجود دارد که قطعاً باید آنها را ثبت کنید. (چرا؟ زیرا به راحتی می توان آنها را با هزینه های شخصی مخلوط کرد ... و IRS آن را می داند.)

• هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی، مانند تبلیغات پولی رسانه‌های اجتماعی، هزینه‌های میزبانی وب‌سایت، و کارت‌های ویزیت
• سفر کاری، مانند بلیط هواپیما، هتل، و اتومبیل کرایه
• هزینه‌های دفتر خانگی مانند WiFi، تجهیزات و تلفن‌های همراه
• هزینه های مرتبط با خودرو، مانند مسافت پیموده شده و بنزین
• غذاها و سرگرمی ها، مانند سفر به کافی شاپ ها، کافه ها، یا کنسرت ها (مگر اینکه در این رویدادها شرکت نکنید ... در این صورت < a i=2>هدایا)

در صورت نیاز به حمایت از این هزینه ها، توصیه می کنیم اسناد زیر را نگه دارید. (قاعده سرانگشتی: وقتی شک دارید، همه چیز را نگه دارید.)

• رسید (کاغذی و دیجیتالی)
• صورتحساب بانک و کارت
• قبوض (برای آب و برق، تلفن، اینترنت و غیره)
• چک های لغو شده
• فاکتورها و اسنادی که اثبات پرداخت را نشان می دهد
• صورت های مالی از حسابدار یا نرم افزار حسابداری شما
• اظهارنامه مالیاتی سالهای گذشته
• هر فرم W-2، W-4، W-9، و 1099-MISC

یکی دیگر از راه های متداول برای مدیریت هزینه های خود، جدا کردن هزینه های عملیاتی از هزینه های فروش، عمومی و اداری (SG&A) است.

هزینه های عملیاتی و SG&A

برخی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که عملیات (OPEX) و هزینه‌های SG&A را با هم ترکیب کنند، در حالی که برخی آنها را جدا می‌کنند (می‌توان آنها را در صورت سود و زیان ترکیب کرد. ). هر یک از گزینه‌ها کاملاً خوب است - در مورد اولویت است.

در اینجا چیزی است که باید درباره هزینه های OPEX در مقابل SG&A بدانید:

• هزینه‌های عملیاتی شامل هزینه‌های مربوط به هزینه‌های روزانه شما می‌شود و اغلب عمده هزینه‌های یک کسب‌وکار است (به همین دلیل است که بسیاری از شرکت‌ها ترکیب این هزینه‌ها را انتخاب می‌کنند).< /span>
• OPEX در COGS گنجانده نشده است - آنها هزینه های مربوط به تولید کالاها و خدمات مانند اجاره، خدمات آب و برق، بیمه، هزینه های موجودی، حقوق یا دستمزد، مالیات بر دارایی یا سفر کاری هستند.
• هزینه‌های SG&A به‌عنوان عملیات تجاری روزانه انجام می‌شود و در صورت‌حساب درآمد (در زیر "هزینه‌ها") لحاظ می‌شود.
• هزینه‌های SG&A در COGS گنجانده نشده‌اند (زیرا به محصول خاصی مربوط نمی‌شوند) و به هزینه های ساخت شما اختصاص داده نمی شود.
• اگر از OPEX جدا شود، SG&A عواملی مانند هزینه‌های حسابداری و حقوقی، تبلیغات و مواد تبلیغاتی، هزینه‌های بازاریابی و فروش، آب و برق و لوازمی که به تولید مربوط نمی‌شوند، و هزینه‌های سربار شرکت (در صورت وجود دستیاران اجرایی و شرکتی) را پوشش می‌دهد. افسران).

3. به همه مالیات های درآمد، اشتغال و مالیات غیر مستقیم پایبند باشید.

آه. اگر حسابداری به معنای احتکار کتاب‌هایی بود که بیش از حد از کتابفروشی محلی خود می‌خرم - واقعا در این کار خوب بودم.

متأسفانه، حسابداری همیشه آنقدرها سرگرم کننده نیست. این یکی دیگر از اصطلاحات مهم حساب است که به ثبت، طبقه بندی و تطبیق معاملات روزانه اشاره دارد. اساساً، حسابداری شما را از خرج کردن و کسب درآمد بدون پیگیری آن باز می دارد.

حسابداری یک کار مداوم است. از نظر فنی، شما باید هر روز این کار را انجام دهید، اما همه ما می دانیم که زندگی می تواند مانعی برای شما ایجاد کند. در حالت ایده‌آل، باید حسابداری خود را هر ماه تکمیل کنید تا بتوانید نبض درآمد، هزینه‌ها و عملکرد کلی کسب و کار خود را کنترل کنید.

قبل از اینکه چگونه را انجام دهیم، بیایید دو روش اصلی حسابداری را بررسی کنیم.

روش نقدی

روش نقدی درآمد و هزینه‌ها را در روز دریافت یا پرداخت واقعی شناسایی می‌کند. این روش برای کسب‌وکارهای کوچک ساده‌ترین روش است زیرا نیازی به پیگیری مطالبات پرداختنی یا دریافتنی ندارد و نشان می‌دهد که آیا پول شما واقعاً در حساب شما است یا نه.

روش تعهدی

روش تعهدی درآمد و هزینه‌ها را در روزی که تراکنش انجام می‌شود، بدون توجه به دریافت یا پرداخت آن شناسایی می‌کند. این روش بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد زیرا عملکرد یک کسب و کار را با دقت بیشتری در طول زمان نشان می دهد.

تنها چیزی که نشان نمی‌دهد جریان نقدی است – یک کسب‌وکار می‌تواند سودآور به نظر برسد اما در بانک دلاری صفر داشته باشد. اگر درآمد سالانه کسب و کار بیش از 5 میلیون دلار باشد، برای استفاده از روش تعهدی لازم است.

حالا بیایید در مورد اینکه چگونه می توانید حسابداری خود را انجام دهید صحبت کنیم.

• می‌توانید کتاب‌های خود را با صفحه‌گسترده (مانند اکسل یا کاربرگ‌نگار Google) نگهداری کنید. این روش برای افراد یا مشاغل کوچک با بودجه کم بهترین است. اگر برای ساختاردهی داده های خود به کمک نیاز دارید، الگوی حسابداری را دانلود کنید.
• می توانید حسابداری خود را به یک حسابدار مستقل یا خدمات حسابداری برون سپاری کنید.
• اگر بودجه و پهنای باند شما اجازه می دهد، می توانید یک حسابدار تمام وقت استخدام کنید.
• می توانید از نرم افزار حسابداری و حسابداری مانند Bench استفاده کنید ، Manager.io، Quickbooks، Freshbooks، یا Xero. (نگران نباشید - تعداد زیادی نرم افزار حسابداری رایگان نیز وجود دارد.)

4. یک سیستم حقوق و دستمزد راه اندازی کنید.

آیا قصد دارید کارمندان یا پیمانکارانی را استخدام کنید؟ شاید شما در حال مدیریت در حال حاضر به تنهایی هستید، اما در حال توسعه در آینده هستید. صرفنظر از این، شما باید سیستم حقوق و دستمزد را درک و ایمن کنید.

حقوق و دستمزد یکی دیگر از بخش های خسته کننده و در عین حال ضروری حسابداری است. خوشبختانه، نرم افزارهای زیادی وجود دارد که می تواند به شما کمک کند. (Hallelujah برای فناوری مدرن، درست است؟ 🙌🏼) راه حل هایی مانند Gusto< را بررسی کنید a i=4>، Zenefits، و Intuit Quickbooks Payroll.

کارمندان و پیمانکاران مستقل به طور متفاوتی طبقه بندی می شوند و به کسب و کار شما کسر مالیات متفاوتی می دهند. در اینجا نحوه رسیدگی به هر دو آمده است.

حقوق و دستمزد برای کارکنان

می‌توانید دستمزد کارمندان (حقوق و پاداش کمیسیون)، هزینه‌های تحصیل کارکنان، و مزایای کارکنان (طرح‌های تصادف و سلامت، کمک فرزندخواندگی، بیمه عمر و موارد دیگر) را از مالیات خود کسر کنید.

شما همچنین می توانید مالیات حقوق و دستمزد را کسر کنید، که مالیات های شغلی است که از طرف کارمندان شما پرداخت می شود (مانند تامین اجتماعی و مدیکر و همچنین مالیات های بیکاری فدرال و ایالتی).

کارمندان باید فرم W-4 ارسال کنند تا بدانید چه مقدار مالیات باید کسر شود. در ازای آن، باید فرم W-2 را به کارکنان ارائه دهید، که حقوق ناخالص سالانه آنها را خلاصه می کند. آنها از این برای پرداخت مالیات شخصی استفاده می کنند.

حقوق و دستمزد برای پیمانکاران مستقل

پیمانکاران مستقل شامل فریلنسرها، مشاوران و سایر کارشناسان برون سپاری می شوند که به طور رسمی در کسب و کار شما استخدام نمی شوند. با پیمانکاران، شما از طرف آنها مزایا را پرداخت نمی کنید یا مالیات کسر نمی کنید.

به همین دلیل، پیمانکاران باید یک فرم W-9 ارسال کنند تا اطلاعات کسب و کار آنها (مانند SSN یا ارائه دهید (اگر به آنها بیش از 600 دلار در سال بپردازید).فرم 1099-MISC)، و باید در ازای آن یک EIN

یک فرم 1099 به دولت می گوید که شما چقدر برای خدمات آنها هزینه کرده اید - بنابراین می توانید این مبلغ را در اظهارنامه مالیاتی خود بنویسید و بنابراین آنها می توانند بار مالیاتی را بر اظهارنامه خود متقبل شوند.

5. درگاه پرداخت مناسب برای نیازهای خود را شناسایی کنید.

ما در مورد روش پرداخت شما به کارمندان و پیمانکاران صحبت کرده ایم. اکنون، بیایید در مورد نحوه دریافت پول برای کالاها و خدمات خود صحبت کنیم. (این به نظر سرگرم کننده تر است، نه؟)

روش جمع آوری پول شما اغلب به عنوان دروازه پرداخت شما نامیده می شود. چه خدمات آزاد ارائه دهید، چه در بازار یک کشاورز محلی فروشگاه راه اندازی کنید یا یک تجارت الکترونیک جهانی را اداره کنید، برای جمع آوری آنچه به دست آورده اید به یک راه آسان (و قانونی) نیاز دارید.

بسته به ماهیت کسب و کار شما، نحوه جمع آوری پول متفاوت خواهد بود. بیایید به برخی از گزینه ها بپردازیم.

درگاه پرداخت برای ارائه دهنده خدمات

به عنوان یک نویسنده مستقل، به ندرت با مشتریان حضوری کار می کنم. در واقع، من تنها به طور رسمی با یکی از مشتریانم ملاقات کرده ام - بقیه آنها صرفاً از طریق ایمیل با آنها کار می کنم. به همین دلیل، من بیشتر پرداخت های خود را از طریق یک دروازه آنلاین جمع آوری می کنم.

PayPal یک انتخاب محبوب برای جمع آوری پرداخت است. همچنین می توانید از نرم افزارهایی مانند Wave، Xero یا Bench استفاده کنید. نه تنها می توانید از طریق این برنامه ها برای مشتریان فاکتور تهیه کنید، بلکه می توانید حسابداری، حقوق و دستمزد و سایر کارهای حسابداری را نیز انجام دهید. با این حال، این هزینه‌ها را دریافت می‌کنند، بنابراین هنگام تصمیم‌گیری به آن توجه کنید.

یک راه دیگر برای جمع آوری پرداخت از طریق برنامه های تلفن همراه مانند Venmo یا Square Cash است. — فقط مطمئن شوید که یک فاکتور ارسال کنید به عنوان مدرک پرداخت. در نهایت، همیشه می‌توانید پرداخت را از طریق چک دریافت کنید - این فقط کمی بیشتر از انتقال آنلاین طول می‌کشد. (با این روش هم فاکتور ارسال کنید.)

درگاه پرداخت برای کسب و کار فروشگاهی

جمع آوری پول به صورت حضوری (در ویترین، بازار و غیره) می تواند گران باشد. بین تجهیزات، کارمزد کارت اعتباری و رسیدگی به پول نقد فیزیکی، می‌تواند دردسرساز باشد. خوشبختانه Square و PayPal پذیرش پرداخت با کارت را با استفاده از گوشی هوشمند یا تبلت شما آسان می کنند. این برنامه ها همچنین مشتریان شما را ارسال می کنند' رسیدها، تراکنش های خود را تطبیق دهید و در صورت لزوم عودت را رسیدگی کنید.

اگر انتظار هجوم بالای خرید روزانه را دارید، توصیه می‌کنیم یک سیستم POS قوی‌تر و تجهیزات مطمئن‌تر (مانند رجیستر و کارت‌خوان اختصاصی) انتخاب کنید.

هر دو Square و PayPal این گزینه را نیز ارائه می دهند. با استفاده از این گزینه، باید یک حساب تجاری در بانک خود راه اندازی کنید. (این حساب به عنوان یک حد وسط بین سیستم POS و حساب بانکی اصلی شما عمل می کند.)

دروازه پرداخت برای تجارت الکترونیک

پلتفرم‌های تجارت الکترونیک مانند Shopify، BigCommerce و < /span> استفاده کنید.Stripe اغلب درگاه‌های پرداخت داخلی را ارائه می‌کند. اینها همیشه ساده‌ترین روش‌ها هستند زیرا قبلاً با وب‌سایت شما ادغام شده‌اند. همچنین می‌توانید از راه‌حل‌های پرداخت شخص ثالث مانند WooCommerce

6. تعهدات مالیاتی برای نوع کسب و کار خود را درک کنید.

مالیات اجتناب ناپذیر است. خوشبختانه، آماده شدن برای آنها آسان است. بهترین راه برای انجام این کار این است که در مورد تعهدات مالیاتی کسب و کار خود خود را آموزش دهید، سوابق دقیقی داشته باشید و درآمد را کنار بگذارید (یا مالیات های سه ماهه را پیش پرداخت کنید) .

پرداخت مالیات به عنوان یک تجارت کوچک کمی پیچیده تر از یک فرد است. مقدار و نوع مالیاتی که ثبت می کنید به چند چیز بستگی دارد: ساختار قانونی کسب و کار شما، اینکه آیا کارمند دارید (و چند نفر) و اینکه آیا مالیات بر فروش دریافت می کنید.

این بخش از حسابداری - تعهد و وصول مالیات - به ویژه خسته کننده است. ما به شدت توصیه می کنیم که با یک متخصص کار کنید تا حداقل مطمئن شوید که کسب و کار شما از رویه ها و قوانین مناسب پیروی می کند.

7. روش های خود را به طور منظم بررسی و ارزیابی کنید.

مشابه سایر فرآیندها و استراتژی‌ها در سراسر کسب‌وکارتان، می‌خواهید دائماً روش‌های حسابداری خود را بررسی و ارزیابی کنید. شما همیشه باید یک فرآیند کنترل شده برای حسابداری کسب و کار خود داشته باشید – زیرا همانطور که در بخش های بالا آموختید، این یک جنبه کاملاً حیاتی از سلامت کلی شرکت شما است.

دفعاتی که در آن روش‌های خود را بررسی و ارزیابی می‌کنید، برای کسب‌وکار خاص شما منحصر به فرد است. با این حال، طبیعی است (و توصیه می شود) فرآیند خود را در پایان هر ماه، سه ماهه و سال بررسی کنید. به این ترتیب، هیچ چیز از میان شکاف‌ها نمی‌لغزد یا به مشکلی تبدیل نمی‌شود که آنقدر بزرگ است که نمی‌توان از آن پس زد.

اگر ماهیت کسب و کار شما فصلی است، می توانید عوامل مختلفی مانند دفعات ارزیابی خود را با این چرخه تنظیم کنید. به عنوان مثال، ممکن است در طول فصل پربار، و در ماه‌های کندتر به بررسی‌های بیشتری در مورد فرآیند حسابداری خود نیاز داشته باشید.

8. یک سرویس حرفه ای یا CPA را در نظر بگیرید.

به همان اندازه که درک نحوه عملکرد حسابداری کسب و کار مهم است، لازم نیست آن را به تنهایی انجام دهید. اینجاست که خدمات حرفه ای حسابداری و CPA وارد می شوند.

اگر بودجه شما اجازه می دهد، ما به شدت توصیه می کنیم یک متخصص را برای کمک به حسابداری خود استخدام کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است.

• از یک دوست قابل اعتماد یا یک کارآفرین دیگر درخواست معرفی کنید. اگر بخشی از گروه‌ها یا شبکه‌های تجاری هستید، در آنجا نیز توصیه‌هایی را بخواهید.
• از دایرکتوری CPA استفاده کنید.
• از Yelp برای متخصصان محلی استفاده کنید.

هر کسی را که انتخاب می کنید، حتماً نظرات و توصیفات زیادی در مورد حسابدار احتمالی خود بخوانید. در مورد تجربه او در صنعت، نرخ ها و خدمات خود پرس و جو کنید و مطمئن شوید که قبل از امضای هر چیزی از نحوه و تعداد دفعات ارتباط با حسابدار خود راحت هستید. تمام انتظارات را از قبل تنظیم کنید.

همچنین، اگر بودجه دارید، استخدام یک حسابدار داخلی همیشه یک گزینه است. این شخص فقط مسئولیت حسابداری کسب و کار شما را بر عهده خواهد داشت و یک پیمانکار یا کارمند تمام وقت خواهد بود.

برای رشد بهتر حسابداری کسب و کار را بیاموزید

حسابداری تجاری ممکن است کوهی دلهره آور برای صعود به نظر برسد، اما سفری است که ارزشش را دارد. حسابداری به شما کمک می کند تا کل تصویر شرکت خود را ببینید و می تواند بر تصمیمات مهم تجاری و مالی تأثیر بگذارد.

از تمرین محاسبات گرفته تا درک تعهدات مالیاتی شرکت شما، یادگیری رشته حسابداری تنها می تواند به رشد بهتر کسب و کار شما کمک کند.

حتی اگر ترجیح می دهید از نرم افزار حسابداری استفاده کنید یا یک حرفه ای را استخدام کنید، از نکاتی که در این راهنما مرور کرده ایم برای درک اصول حسابداری استفاده کنید. کسب و کار شما از شما تشکر خواهد کرد.